Datenschutzinformation des Kinderschutzbundes, Westkreis Offenbach

 

 

Warum gibt es dieses Dokument?

 

Es ist für den Kinderschutzbund (Westkreis Offenbach e.V.) sehr wichtig, alle geltenden Vorschriften im Datenschutz zu beachten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sieht vor, dass wir umfassende Informationspflichten erfüllen, das halten wir für richtig und nehmen diese Verantwortung sehr ernst. Im folgenden Text erklären wir Ihnen daher, welche Informationen, also auch sogenannte „personenbezogene Daten“, wir verarbeiten und informieren Sie über die Rechte, die Sie gegenüber uns in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

 

Diese Information soll so geschrieben sein, dass auch juristische Laien sie verstehen können – wir hoffen, es ist uns gelungen. Sollten Sie einzelne Punkte doch unklar finden, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf – wir freuen uns, Ihnen unsere umfangreichen Datenschutzmaßnahmen persönlich zu erläutern.

 

 

An wen richten sich diese Datenschutzinformation vor allem?

 

Diese Information ist für die Nutzer unserer Angebote und Leistungen gedacht, also für Teilnehmer an unseren Seminaren, für Betroffene in Beratungs- oder BU-Fällen und unsere Vereinsmitglieder, sowie für Geschäftspartner, mit denen wir Daten zur Durchführung der jeweiligen Geschäftszwecke Daten austauschen. Sie richtet sich aber auch an jede andere Person, deren Daten wir verarbeiten:

 

Unser oberster Grundsatz für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten lautet: Wir werden personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn uns eine gesetzliche Vorschrift dies erlaubt oder die betroffene Person, also zum Beispiel Sie, uns dazu eine ausdrückliche Einwilligung erklärt hat.

 

 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

 

Der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser Verein, der Kinderschutzbund (Westkreis Offenbach), Wiesenstrasse 5, Tel.: 06103/25543. Wenn wir in dieser Datenschutzinformation "wir", "uns" oder „das Unternehmen“ schreiben, meinen wir damit immer den Kinderschutzbund (Westkreis Offenbach).

 

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt, weil wir dazu gesetzlich verpflichtet sind - aber auch, weil wir diese Funktion für sehr wichtig halten. Er steht Ihnen bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen Ihn entweder über unsere obenstehenden Kontaktdaten oder ganz einfach und direkt über seine E-Mail Adresse: datenschutz@kinderschutzbund-wko.de

 

Welche Daten verarbeiten wir?

 

Allgemein:

 

Natürlich können wir mit Ihnen nur zusammenarbeiten, wenn wir ein Mindestmaß Ihrer Daten verarbeiten. Ihr Name, (ggfs. Firmenname) und Adresse sind also mindestens notwendig. Beii Geschäftspartner verarbeiten wir zudem meistens auch Daten zu deren Ansprechpartnern im Unternehmen, also Namen und Kontaktdaten wie zum Beispiel Mailadressen oder Telefonnummern. Bitte stellen Sie daher diese Datenschutzinformation auch den Menschen innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung, die in die Geschäftsbeziehung mit uns einbezogen sind, also z.B. unsere Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen.

 

Stammdaten:

 

Die wesentlichen Daten zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen, den Ansprechpartnern und unserer Geschäftsbeziehung (z.B. einer Mitgliedschaft oder einem Vertrag) bezeichnen wir als Stammdaten.

 

Insbesondere zählen zu diesen Daten:

 

•  alle Informationen, die wir bei Anbahnung oder Eröffnung der Mitgliedschaft oder Zusammenarbeit von Ihnen erhalten haben, (z. B. Vor- und Nachname, ggfs. Funktionsbeschreibung, Anschrift und sonstige Kontaktdaten, außerdem Telefon- und Mobilfunkdaten, Bankverbindungen, steuerliche Daten sofern notwendig), 
• solche Daten, die wir in Verbindung mit der Anbahnung oder Eröffnung einer Mitgliedschaft oder Geschäftsbeziehung selber bei uns erfasst haben (insbesondere die Details, die wir benötigen, um Ihnen Informationen zu erstellen und zu übermitteln, Ihre Mitgliedsnummer, Vereinshistorie, Protokolle oder Informationen, sofern sie für unsere Arbeit notwendig sind, sowie Informationen um Angebote oder Rechnungen zu erstellen oder Verträge abzuschließen). 

 

Natürlich verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die während unserer Geschäftsbeziehung anfallen und die über eine reine Änderung der Stammdaten hinausgehen. Diese Art von Daten nennen wir dann Verlaufsdaten.

 

Zu dieser Kategorie gehören vor allem:

•  Daten über die Leistungen, die von uns erbracht wurden,
• Informationen, die uns unsere Mitglieder oder Geschäftspartner selbst oder auf unsere Anfrage hin, zur Verfügung gestellt haben;
•  personenbezogene Daten, die wir auf sonstige Weise öffentlich zugänglichen Quellen bekommen.

 

Wir können auch personenbezogene Daten von Dritten zu den Stamm- oder Verlaufsdaten im gesetzlich zulässigen Umfang speichern.

 

 

Daten von Teilnehmern an unseren Veranstaltungen und Kursen:

 

Wenn Sie an unseren Veranstaltungen oder Kursen teilnehmen, speichern wir die Daten, die wir mindestens für Anmeldung und Durchführung benötigen:

 

• Teilnehmerdaten: Vorname, Name, Telefonnummer, Emailadresse, ggfs. Alter eines Kindes (OHNE Namen des Kindes)
• Bei Fortbildung: nur Vorname, Nachname
• Bei Veranstaltungen für Schulklassen: Namen der Schüler
• Bei Netzwerkdaten: Vorname, Name, Arbeitgeber, Kontaktdaten, Zuständigkeitsbereich.

 

Daten von Betroffenen im Bereich „Beratung“

• Kategorien: Eltern, Jugendliche, Kinder, Fachkräfte, Angehörige oder Bekannte, sofern zur Fallbearbeitung notwendig.
•  Daten: Vorname, Nachname, Adresse, Kontaktdaten, Falldaten (z.B. Alter bzw. Geburtsdatum, Betreuungseinrichtungen, Kontaktpersonen, andere involvierte Stellen, Erkrankungen).

 

Daten von Betroffenen im Bereich „Betreuter Umgang“:

 

Kategorien: a) Eltern und deren Kinder, b) Richter/innen, Verfahrenspfleger/innen und Ansprechpartner beim Jugendamt.

 

•  zu a) Vorname, Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf, Adresse, Telefon,
  Mobiltelefon, Emailadresse, Name des/der Kinder, Geburtsdatum und -ort der Kinder, Wohnort der Kinder, Information zu Sorgerecht, außerdem medizinische und sonstige Gutachten zu Eltern und Kindern. Mobiltelefon, Emailadresse, Name des/der Kinder, Geburtsdatum und -ort der Kinder, Wohnort der Kinder, Information zu Sorgerecht, außerdem medizinische und sonstige Gutachten zu Eltern und Kindern.
• Zu b) Vorname, Nachname, Kontaktdaten. 

 

 

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir personenbezogene Daten?

 

Allgemein:

• Stamm- und Verlaufsdaten verarbeiten wir zur Realisierung der gebuchten Leistung von Kurs- und Veranstaltungsteilnehmern, der Mitgliedschaften mit unseren Vereinsmitgliedern, zur Durchführung der Verträge mit Geschäftspartnern oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, wie z.B. Angebote oder sonstige Korrespondenz auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO.
•  Auch aufgrund rechtlicher Pflichten, denen wir unterliegen, können wir nach Art. 6 Abs 1 lit c) DSGVO Stamm- und Verlaufsdaten verarbeiten. Vor allem die verpflichtenden Meldungen an Steuer- und andere Behörden zählt zu dieser Kategorie.
• ·       Außerdem erlaubt uns unser berechtigtes Interesse oder das berechtigte Interesse Dritter die Verarbeitung von Stamm- und Verlaufsdaten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.  Zu unseren berechtigten Interessen gehören
• die Klärung wirtschaftlicher Risiken im Zusammenhang mit unseren Geschäftsbeziehungen, wie zum Beispiel Zahlungsausfälle,
•  die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
• die Steuerung und Optimierung unserer Geschäftstätigkeit einschließlich der Risikosteuerung.
• Soweit wir einer natürlichen Person die Möglichkeit zur Erteilung einer Einwilligung in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten geben, verarbeiten wir die von der Einwilligung umfassten Daten immer nur für die in der Einwilligung genannten Zwecke auf Basis von Art.6 Abs.1 lit. a) DSGVO.  

 

Bereich „Beratung“:

 

Wir verarbeiten Daten der Betroffenen, um die gewünschte oder gesetzlich vorgesehene Beratungsleistung erbringen zu können. Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

•  Art. 6 Abs. 1 b und c sowie Art. 9 Abs. 2 b und f) DSGVO.
•  Art. 22 Abs. 1 Ziffer 1 a) BDSG
•  §4 KKG
•  §§ 8, 8a und b, 16, 17, 18, 28, 61-69  SGB VIII
•  §203 StGB

 

Bereich „Betreuter Umgang“:

 

Wir verarbeiten Daten der Betroffenen im Auftrag des zuständigen Jugendamts nach SGB VIII oder eines zuständigen Gerichts. Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

 

•  Art. 6 Abs. 1 b und c sowie Art. 9 Abs. 2 b und f) DSGVO.
•  Art. 22 Abs. 1 Ziffer 1 a) BDSG
•  §4 KKG
•  §§ 8, 8a und b, 16, 17, 18, 28, 61-69  SGB VIII
•  §203 StGB

 

 

 

Ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung 

 

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewährt Ihnen in Art. 7 ein umfangreiches Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung. Besonders wichtig ist, dass

 

• die Erteilung einer Einwilligung uns gegenüber immer freiwillig ist;
•  falls Sie uns keine Einwilligung erteilen wollen oder eine erteilte Einwilligung wieder zurückziehen möchten, das mit bestimmten Folgen verbunden sein kann, über die wir Sie vor bzw. bei Erteilung der Einwilligung informieren,
•  eine uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. Das können Sie z.B. durch eine Nachricht per Post, Fax oder E-Mail über eine der weiter oben unter "Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?" genannten Kontaktmöglichkeiten tun. 

 

Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

 

Wir können ohne Daten keine Leistung erbringen mit Ihnen eröffnen. Daher ist die Erhebung oder Bereitstellung der oben genannten Daten immer erforderlich, falls wir es nicht bei der Erhebung der Daten anders angeben.

 

Sollten wir darüber hinaus personenbezogene Daten erheben, teilen wir bei der Erhebung mit, ob die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss eines Vertrages erforderlich ist. Wir kennzeichnen in der Regel diejenigen Daten, die Sie freiwillig bereitstellen können und deren Erhebung nicht auf einer Verpflichtung beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist.

 

 

Wer erhält personenbezogene Daten von uns?

 

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Vereins verarbeitet. Abhängig von der konkreten Art der personenbezogenen Daten haben nur die Abteilungen und Personen Zugriff auf die Daten in dem Umfang, den sie zur Ausführung des Zweckes der Verarbeitung benötigen. Um das zu gewährleisten, verwenden wir ein Rollen- und Berechtigungskonzept. Zu den Abteilungen gehören vor allem die Fachabteilungen Kurse, Beratung, Betreuter Umgang und die Mitgliederverwaltung sowie die Buchhaltung.

 

Wir können personenbezogenen Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Zu diesen externen Empfängern können insbesondere zählen

 

·       Die von uns eingeschalteten Dienstleister, die für uns auf gesonderter vertraglicher Grundlage Leistungen erbringen, die auch die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen können, sowie die mit unserer Zustimmung eingeschalteten Subunternehmer unserer Dienstleister;

·      Nicht-öffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet oder berechtigt sind.

 

 

Setzen wir eine automatisierte Entscheidungsfindung ein?

 

Wir nutzen grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO, das schließt vor allem auch Profiling mit ein. Falls wir doch in Einzelfällen solche Verfahren einsetzen, werden wir die betroffenen Personen im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang hierüber informieren.

 

 

Werden Daten in Länder außerhalb der EU oder an internationale Organisationen übermittelt?

 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in Drittländer ist nicht geplant.

 

 

Für welche Dauer werden personenbezogene Daten gespeichert?

 

Personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich gespeichert, solange wir an der Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und die Interessen der betroffenen Person an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen.

 

 

Ohne berechtigtes Interesse können wir die Daten außerdem speichern, wenn wir hierzu gesetzlich, zum Beispiel zur Erfüllung von steuerlichen Aufbewahrungspflichten, verpflichtet sind. Personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, sobald sie zur Erfüllung des Zweckes der Verarbeitung nicht mehr notwendig sind oder die Speicherung sonst rechtlich unzulässig ist. Das Löschen geschieht, ohne dass die betroffene Person uns dazu auffordern muss.

 

 

In der Regel speichern wir Stammdaten und Verlaufsdaten mindestens solange, bis die Mitgliedschaft, der Beratungsauftrag oder die Geschäftsbeziehung beendet ist. Eine Löschung der Daten erfolgt spätestens dann, wenn der Zweck der Speicherung erfüllt ist, auch wenn das erst nach Beendigung der Geschäftsbeziehung eintritt. Wenn wir personenbezogenen Daten zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern müssen, werden sie bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Falls wir personenbezogene Daten nur noch zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten speichern, werden diese in der Regel so gesperrt, dass eine Verarbeitung nur noch bezogen auf den Zweck der Aufbewahrungspflicht erforderlich ist (z.B. zur Offenlegung gegenüber Finanzbehörden).

 

 

 

Welche Rechte haben betroffene Personen?

 

Jede betroffene Person hat das Recht

•  auf Auskunft zu den über sie gespeicherten personenbezogenen Daten gem. Artikel 15 DSGVO;
• auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gem. Art. 16 DSGVO;
•  auf Löschung personenbezogener Daten, gem. Art. 17 DSGVO;
• auf Einschränkung der Verarbeitung, gem. Art. 18 DSGVO;
•  auf Datenübertragbarkeit, gem. Art. 20 DSGVO, und
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, gem. Art. 21 DSGVO.

 

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie oder die betroffene Person jederzeit, z.B. über einen der im Abschnitt "Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?" genannten Kontaktwege, mit uns oder unserem Datenschutzbeauftragten in Kontakt treten.

 

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie oder die betroffene Person sich jederzeit, z.B. über einen der im Abschnitt "Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?" genannten Kontaktwege, mit uns oder unserem Datenschutzbeauftragten in Kontakt treten.

 

Eine betroffene Person ist zudem berechtigt, gem. Art. 77 DSGVO eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen.

 

Die Kontaktdaten aller deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter beim Bundesbeauftragten für Datenschutz und die Informationsfreiheit (BFDI) www.bfdi.bund.de.

 

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserer Datenschutzinformation.

 

Ihr Kinderschutzbund Westkreis Offenbach e.V.